配偶者ビザ申請で追加書類（資料提出通知書）が届いたときの対応

このページでは、配偶者ビザの申請中に届いた追加書類の請求（資料提出通知書）をテーマに解説しています。

配偶者ビザの資料提出通知書とは

審査の過程で、新たに資料が必要になった際、送られてくる書類です。書面には入管側の求めている資料（情報）が列挙されています。配偶者ビザの申請では、資料提出通知書と呼ばれる用紙を用いて、追加書類のやり取りが行われるということですね。

追加書類を提出するまでの流れ

STEP.1

👉入管局へ配偶者ビザを申請

必須書類が揃っていれば、申請は一旦受理されます。追加書類の要否は審査中に決まります。

STEP.2

👉資料提出通知書を受領

提出書類だけでは把握できない事柄や疑問点が生じると、入管局は追加資料を求めてきます。

STEP.3

👉追加書類を入管局へ送付

リストアップされた追加書類を送付します。送付方法は郵便のほか、直接持参も可能です。

STEP.4

👉審査結果の通知

追加書類のやり取りは1回限りの場合がほとんどです。以上を踏まえて、ビザの許可･不許可が確定します。

まとめると、疑義（不明点など）が原因で、審査をストップせざるを得ない状況になれば、必ず追加書類を請求されます。また追加書類が発生するかどうかは、そのときになるまで分かりません。資料提出通知書が届いて初めて知ることになります。

資料提出通知書は郵便で届く

追加書類の案内は郵送で行われます。ある日突然ポストに投函されるので、申請期間中はこまめにチェックしておきましょう。

原則、資料提出通知書は手渡しされません。配達員さんが郵便受けに投函して終わりなので、意外と見落としが多いです。配達されたその日に内容を確認しておけば、提出期限まで余裕をもって準備できますね。

申請中の海外渡航は要注意

配偶者ビザの申請後に海外へ渡航するのは極力避けましょう。不在中に通知書が届き、知らぬ間に追加書類の提出期限が切れるかもしれません。出張等でどうしても出国する場合は、行政書士や弁護士さんに申請取次を依頼するのもひとつの方法です。

入管局は電話調査をしない

一方で、入管局はご夫婦に対し、電話（口頭）での調査をほぼ行いません。何らかの情報を伝えるときは、すべて書面上でのやり取りになります。

資料提出通知書には電話番号と担当者の氏名が記載されるので、直接電話すること自体は可能です。ただし、言った言わないの水掛け論になるため「面倒だから電話越しの説明で済ませよう😉」はNGです。

追加書類の対応方法まとめ

個々の事情によるのは大前提ですが、1と2はおおむねポジティブ、3はネガティブな内容になります。順番に見ていきましょう。

1.証明書や写真を提出するケース

文章を作成する必要がないので、最も楽ちんなパターンといえます。資料提出通知書に明記された書類を取り寄せる、または手元にあるものを印刷・コピーし、そのまま送付すればOKです。入管側の意図も分かりやすいですね🙆‍♀️

ナーバスになる必要はない

多くの案件では「この項目に問題がなければ許可を出していいかも💡」というニュアンスで資料を求めています。そのため、審査官の納得するかたちで資料を準備できれば、配偶者ビザを取得できる可能性は高くなります。

補足書類を添付することも

特筆すべき事情がある場合は、追加資料と併せて、補足文書を作成・提出することもあります。ただし、このあたりの判断はなかなか難しいので、行政書士や弁護士さんに依頼している方が享受できるメリットといえますね。

2.自由記述の文書を提出するケース

入管局が理由書や説明書を追加で求める場合、下記のような文面が資料提出通知書に記載されます。

申請の内容によっては、もう少し長文で丁寧に記述内容を指定してくれることもあります。書面の様式は自由なので、文書作成ソフト（WordやGoogleドキュメント）でA4サイズの用紙を準備してください。

理由書・説明書の書式見本

ご自身で追加の理由書などを作成する場合は、上の様式を参考にしてください。書面を作成する際は、作成日と作成者の署名が必須で、押印はなくても構いません。タイトルに関しては、資料提出通知書の文言を抜き取るようなかたちで整えましょう^＊。

変更申請や更新申請の場合

変更申請・更新申請では、外国人配偶者に対して追加書類を請求するのが一般的です。そのため、署名欄には外国人配偶者の氏名を記載します。

日本語の読み書きができない妻や夫をもつケースでは、日本人配偶者が代筆し、記載内容を読み聞かせ、理解させた上で署名をもらうなどの方法を採用します。なお、認定申請（在留資格認定証明書交付申請）の場合は、入管局から指定のない限り、日本人配偶者の署名でOKです。

具体的に何を書けばいいの？

個々の案件にもよりますが、夫婦の交流やお金に関する記述を求められたときは、たいてい上記のような意図があります。単に事実を書くだけでなく、入管側の意図を汲み取り、審査官の理解を深められるような文章を組み立てていくのがポイントです。

加えて、審査官に確信を抱かせるような証拠や証明書があれば、作成した文書と併せて提出します。

3.指摘された矛盾を弁明するケース

このパターンは多くの事例において、申請人側（夫婦側）に問題があります。作為的かどうかは関係なく、申請書類に事実ではないことを書いてしまった方が該当します。資料提出通知書を発行する時点で、入管局はネガティブな印象を持っているので、慎重な対応、追加書類の準備が必要です。

単なる記入ミスの場合

意図せず書き間違えた方は、反省文のようなかたちで追加書類を整えるようおすすめします。記入ミスが起こった背景・理由や、それに対しての謝罪、次回以降の申請で二度と同じ過ちを繰り返さないことを記述し、入管局の判断を仰ぎます。

来日回数を把握しておこう

これから配偶者ビザを申請する方は、双方が知り合う前の分も含めて、お相手の訪日回数を再確認しておきましょう。入管側は正確な回数を知っているので、かけ離れた数字を書くとそれだけで大きなマイナスになります。

追加書類が用意できない場合は？

リストアップされた書類のすべて、または一部が諸事情で提出できない場合は、代替資料を検討するのがセオリーです。行政書士や弁護士さんに依頼せず、自分で申請を済ませたい方は、入管局へ電話相談するのもひとつの方法です。

電話する際は申請番号を控えておく

入管局へ電話で問い合わせる際は、画像上部にある申請番号が必要です。番号の読み方は、例を挙げると「横川認(よこかわにん)T12-34」のように、そのまま音読すれば伝わります。なお、案件によっては、資料提出通知書に「書類を提出できない場合は、理由を記載した書面を提出してください」と先に対処法を書いてくれることもあります。

こちら側の事情を担当官へ説明する

追加書類を用意できない点や、代替書類を検討しているが、当該資料を提出すれば審査されるのか、などを担当者とすり合わせます。

実際の会話は相談の内容に左右されます。ただし、代替資料を追加書類として認める、もしくはその資料と「提出できない旨の理由書」の2点を念のため準備したほうがいい、といった具体的なアドバイスをもらえるケースが多いです。

一般的な提出期限は約2週間

通常、追加書類の提出期限は約2週間で、まれに1ヵ月やそれ以上の期間が指定されます。期限に間に合わないときは電話で申請番号を伝え、担当者に連絡を入れましょう。難しい交渉などはありません。正当な理由があれば原則、期限を延長してくれます。

延長が認められ得る理由

認定申請（在留資格認定証明書交付申請）で、海外在住中の配偶者から自筆署名をもらうケースなども該当します。入管側もこういった相談には慣れているので、単刀直入に時間がかかる旨、延長してほしい旨を伝えてください。

どれくらい延長してくれるの？

個々の案件によって異なります。1～2週間の延長を認めてくれる場合や、来月上旬までといったかたちで指定されることもあります。資料提出通知書には「期限を過ぎると提出済の資料で許否を決定する」と記載があるものの、放置すれば確実に不利な扱いを受けます。提出期限は必ず守りましょう。

追加資料を問い合わせる際の注意点

入管局はある意味、不許可にするのが仕事です。したがって、追加書類にどう書けば許可が下りやすくなるか？までは教えてくれません。相談できる事柄は、あくまでも資料提出通知書の補足的な内容にとどまります。また審査官も人間なので、相手の機嫌を損ねるような発言や、高圧的な態度は禁物です🙅‍♀️

これまで説明したことを代わりに行ってくれるのが行政書士や弁護士さんです。入管局と申請者（ご夫婦）の間に入るかたちで対応します。

配偶者ビザの資料提出通知書（追加書類）について解説しました。最初から追加通知を受けない申請書類を作成するのがベストですね。こういう事態が起こったときに相談できる味方として、私たちのような事務所を上手く利用してください🙂